Morgen-Überblick
Der Start ist ein Gespräch: Fälliges, offene Freigaben und Termine – ganz ohne KI.
- App öffnen
- Server sammelt Fälliges
- Nach Rolle sortiert
- Feste Regeln, keine KI
Jede Funktion als Karte: was sie tut und wie sie abläuft.
Ein Gespräch statt Menüs: Der Butler zeigt, sucht, entwirft und fragt nach.
Der Start ist ein Gespräch: Fälliges, offene Freigaben und Termine – ganz ohne KI.
Antworten kommen als bedienbare Karten: Dokumente, Fristen, Formulare, Diagramme, Vorschläge.
Eindeutige Sätze wie „Was ist fällig?“ beantwortet der Butler sofort – ohne KI und ohne Kosten.
Bei freien Fragen sucht, rechnet und entwirft der Butler selbst – jede Aussage mit Quelle.
Nichts wird ohne Dein Ja geschrieben, versendet oder gelöscht. Offenes steht bei „Wartet auf Dich“.
Läufe arbeiten weiter, wenn Du die App schließt; beim Öffnen hängt sich die App wieder an.
„/“ filtert Aktionen, „@“ nennt Dokumente, Projekte oder Butler – der Chat weiß, worum es geht.
Der Hilfe-Butler öffnet die richtige Seite und markiert die Stelle; ein Rundgang zeigt das Wichtigste.
Butler mit Namen, Gesicht, Farbe und eigenen Anweisungen – mit nur den Werkzeugen, die Du erlaubst.
Fragst Du „Wie geht …?“, führt Dich der Butler Schritt für Schritt durch die App. Er zeigt nur, er klickt nie selbst.
Im Chat zu einer eigenen Nachricht zurückspringen. Alles danach wird ausgeblendet, rückgängig geht.
Laufende Abläufe stehen als Karte im Chat: starten, pausieren, weiter, abbrechen, Freigabe direkt dort.
Gespräche heißen Butler. Jeder neue Butler bekommt eine Zufallsfarbe; aktive und neue sind bunt, ältere grau.
Die Sprechblase mit Haken: Bild an jeder Antwort, zeigt „denkt nach“ und markiert Butler, die gerade arbeiten.
Über dem Eingabefeld stehen die Aktionen zuerst, die Du am meisten nutzt. „+“ zeigt alle.
To-do-Listen, Briefe, „diese Woche“ am Wochenende, Freigabe-Regeln aus einem Satz und „Erklär mir das“.
Claude als Standard, lokale Modelle optional – mit Budget, Wächter und Datenklassen.
Claude, Azure, OpenAI, Mistral, ein eigener KI-Server oder keine KI – je Firma wählbar, wenn der Server es anbietet.
Jede Anfrage geht an Claude Haiku 5.5, höchstens 100.000 Token. Der Schlüssel bleibt auf dem Server.
Jede Anfrage bleibt unter 100.000 Token: Zu Großes wird gekürzt oder gar nicht erst gesendet.
Ein Monatsbudget stoppt bezahlte KI hart; Kosten siehst Du je Tag und Modell.
Im Chat wählst Du die KI; „Lokal“ geht nur über einen eigenen KI-Server und mit Erlaubnis der Firma.
Kleine Modelle laufen direkt im Browser; im Chat antwortet bisher nur ein eigener KI-Server.
Personaldaten bleiben in der EU oder auf eigenem Server, Gesundheit lokal. Heute wirkt das bei Lohnabrechnungen.
Sprich statt zu tippen: Deutsch wird auf dem Gerät erkannt – kostenlos und privat.
Antworten werden vorgelesen – mit der Gerätestimme oder einer deutschen Stimme vom eigenen Server.
Wiederkehrende Belege liest HeyButler nach zwei Mustern ohne KI. Du siehst, wie viel das spart.
Foto, Upload oder Mail rein – Typ, Werte und Fristen kommen mit Fundstelle raus.
Belege Seite für Seite fotografieren: Kanten finden, gerade ziehen, Hinweis bei Unschärfe.
Dateien in den Chat ziehen oder aus Android-Apps teilen – geteilte Dateien erst nach Deinem OK.
Fotos und Dateien offline sammeln – sie gehen später von selbst raus, nie doppelt.
Jede Firma hat eine eigene Adresse: Anhänge landen in der Ablage, Unbekannte fragen erst nach.
Digitale PDFs werden direkt gelesen, Scans und Fotos per Texterkennung – bis 300 Seiten.
Rechnung, Lieferschein, Bescheid, Vertrag … aus 19 Typen – Regeln zuerst, KI nur bei Unsicherheit.
Betrag, Datum, IBAN und Nummern mit Seite, Zitat und Sicherheit – nachprüfbar.
Dieselbe Datei wird nie doppelt gespeichert; gleiche Rechnungsnummer vom selben Absender wird gemeldet.
Rechnung, Lieferschein und Bestellung werden verknüpft; weicht die Menge ab, gibt es eine Prüf-Aufgabe.
E-Rechnungen als Datei oder im PDF exakt auslesen, Summen und Pflichtangaben prüfen.
Mehrere Fotos werden ein PDF; ein Sammelscan wird in einzelne Belege getrennt – mit Deiner Bestätigung.
GMX, web.de, IONOS oder Gmail mit App-Passwort verbinden. HeyButler liest nur und holt Anhänge alle 10 Minuten.
Tausende alte Dateien auf einmal: sofort durchsuchbar, die KI liest danach nachts und zum halben Preis.
Ordner mit Feldern, Zonen und Projekten – der Butler sortiert selbst und lernt.
Ordner wie im Explorer, Spalten wie in einer Tabelle – der Butler füllt sie, Du änderst jederzeit.
Dateien auf eine Zone ziehen oder Mails hinleiten – die Zone kennt Ziel, Felder und Regeln.
Der Butler wählt Ordner, füllt Felder, vergibt Schlagworte und schreibt auf, was er getan hat.
Gespeicherte Suchen wie „Offene Rechnungen“ – immer aktuell, ohne etwas abzulegen.
Korrigierst Du etwas, macht der Butler es nächstes Mal genauso. Gelerntes siehst und löschst Du selbst.
Jedes Projekt hat Reiter für Dokumente, Fristen, Kalender, Aufgaben, Zonen, Gespräche und Team.
Neue Fassung hochladen – alle alten bleiben erhalten und lassen sich zurückholen.
Löschen legt erst in den Papierkorb: 30 Tage zurückholbar, endgültig nur nach Deiner Entscheidung.
Jedes Dokument bekommt seine gesetzliche Frist; eine Sperre verhindert das Löschen.
„Eingegangen am“, „Sachlich geprüft“, „Bezahlt“ als Ebene über dem Original, auf Wunsch automatisch je Zone.
Seiten drehen, sortieren, löschen, anhängen; PDF unterschreiben. Immer als neue Version.
Vermerke direkt am Dokument. Das Original bleibt unverändert.
.docx und .xlsx werden am Inhalt erkannt. Dateien mit Makros lehnt die App ab.
Ein kleines Bild der ersten Seite in Ablage, Suche, Chat und Heute. Vertrauliches zeigt nur ein Symbol.
Fristen aus Dokumenten, eigene und Outlook-Termine, Erinnerungen und der Tagesüberblick.
Fristen aus Bescheiden und Briefen werden erkannt, nach Recht und Feiertagen Deines Bundeslands berechnet.
Termine anlegen und als Tag, Woche, Monat oder Liste sehen.
Outlook-Termine erscheinen bei Dir; neue Termine gehen nur nach Deinem OK zurück.
Ein Link bringt Fristen und Termine lesend in Deine Handy-App – auch je Projekt.
Erinnerung vor Fristen und Terminen in der App und per Push.
Was heute zählt: Fristen, Freigaben, Termine und Zahlen auf einen Blick – passend zu Deinen Rechten.
Der Butler findet freie Zeiten und warnt bei Überschneidungen.
Jede Frist hat eine zuständige Person; „Nur meins“ in Heute.
Abläufe aus einem Satz, Auslöser, Zeitpläne und eine sortierte Aktions-Bibliothek.
Beschreib einen Ablauf in einem Satz – er bleibt aus, bis Du ihn nach dem Probelauf einschaltest.
Zeigt, was auf den letzten Dokumenten passiert wäre – ganz ohne Wirkung.
Start bei neuem Dokument, Formular, Fristdatum oder wenn etwas ausbleibt – dann geht die Aufgabe weiter.
Wiederkehrendes läuft täglich, werktags, wöchentlich oder monatlich – etwa montags um 8 Uhr.
Fertige Aktionen, sortiert nach Branche, Rolle, Tageszeit und Gewohnheit – die passende steht oben.
Aus einem guten Chat wird eine eigene Aktion – für Dich oder fürs Team.
Abläufe stoppen sich bei Schleifen oder Massenläufen selbst; ein Knopf setzt sie fort.
Briefe, Angebote, Rechnungen, E-Rechnung, Formulare und DATEV-Export.
Briefe und Dokumente mit Briefkopf nach DIN 5008 – als PDF oder Word.
Mit lückenlosem Nummernkreis, Abschlag, Schlussrechnung und § 13b.
Rechnungen als XRechnung 3.0 für den Empfänger; versendet wird aus der App nicht.
Der Monatsstapel für den Steuerberater, mit Belegbildern in einem Paket zum Herunterladen.
Beschreib ein Formular in einem Satz – der Butler baut es; die Einreichung landet als PDF.
Beleg mit einem Tipp ans Buchhaltungsprogramm, nur nach Ja und je Beleg nur einmal.
Amtliche PDF-Formulare ausfüllen (das Original bleibt) und eigene Formulare als Link für Kunden teilen.
Überfällige Rechnungen mit nächster Stufe als Briefvorschlag; ein Brief an viele als je ein PDF. Versendet wird nichts von selbst.
Eigene Notizbücher wie OneNote: Abschnitte, Seiten, Bilder, Check-Listen. Privat oder mit dem Team geteilt.
Jeder Haken in einer Notiz ist ein echtes To-do. Im Chat: „Mach mir eine To-do-Liste …“ oder „Erinnere mich morgen um 8 …“.
Kontoauszug rein, HeyButler erkennt bezahlte Rechnungen. Du sagst einmal Ja.
Einladen, Rollen, Ordnerrechte und ein Team-Chat in Echtzeit.
Menschen per Link einladen, mit Rolle und Ablaufdatum.
Inhaber, Admin, Mitarbeiter, Gast: Jede Rolle sieht nur, was ihr zusteht. Gäste können nichts ändern.
An jedem Ordner siehst Du, wer ihn sieht. Lohn- und Personalakten sehen nur Inhaber und Admins.
Chat im Team, im Projekt oder direkt – mit Fotos, PDFs und kleinen Sprachnachrichten.
Nachrichten, Tippen und Anwesenheit kommen sofort an. Fällt die Echtzeit aus, holt die App nach.
„@heybutler“ im Team-Chat legt Aufgaben, Fristen oder Ablage an – protokolliert.
Gruppen wie „Bauleitung“ oder „Buchhaltung“: für Ordner-Rechte, Freigaben und Ablauf-Schritte.
Ein Dokument an Person oder Gruppe zur Prüfung. Vier-Augen, die erste Entscheidung zählt.
Vertretung bei Abwesenheit, Übergabe beim Ausscheiden, Zugang mit Enddatum.
„Registrieren“ fragt zuerst: Privatperson oder Firma. Danach bist Du Inhaber und angemeldet.
Die Verwaltung legt Leute mit Anmeldenamen an und gibt einmal einen Startcode weiter. Danach eigenes Passwort.
Urlaub und Krankheit im Chat erfassen, Resttage und Team-Kalender sehen.
„Ich bin vom 3. bis 7. weg“ – der Butler rechnet Arbeitstage und zeigt Resttage in der Urlaubsliste.
Krankmeldung ohne Diagnose; die Krankschreibung kommt in den vertraulichen Personalordner.
Wer ist wann weg? Abwesenheiten erscheinen im Kalender – ohne Gründe preiszugeben.
Eingangsprüfung, IBAN-Sperre, Injection-Schutz und ein unveränderbares Protokoll.
Jede Datei wird vor dem Speichern geprüft: Größe, Name, Typ, Archive, PDFs mit Skripten.
Schadsoftware wird nie gespeichert – sofern ein Virenscanner angeschlossen ist. Ohne ihn gibt es nur Typ- und Größenprüfung.
Neue Bankverbindung? Bezahlen und Export sind gesperrt, bis Inhaber oder Verwaltung prüfen.
Text aus Dokumenten und Mails ist nur Daten – der Butler folgt ihm nie, Verdacht wird markiert.
Warnung bei ähnlichem Absender, ungewöhnlichem Betrag, neuer IBAN oder Druck-Wörtern – mit Fundstelle und „Warum?“.
Jede Änderung landet im Protokoll; jeder Eintrag trägt einen Fingerabdruck des vorigen – prüfbar.
Inhaber und Admins sehen, wer welches Dokument geöffnet hat.
Auskunft je Person als ZIP mit Antwortvorschlag, Löschung nach Bestätigung. Aufbewahrung geht vor.
Inhaber und Admins nehmen alles als ZIP mit: Dateien, Verzeichnis, Protokoll. Link 24 Stunden.
Fällt jemand aus, liest die Inhaberin einen „Nur ich“-Ordner 24 Stunden lang – mit Grund und Passwort, alle Betroffenen bekommen Bescheid.
Eine Web-App für Browser, Android und Windows – offline-fähig, mit Push.
Installierbar, startet ohne Netz vom Gerät und zeigt Listen mit dem letzten Stand – getrennt je Anmeldung.
Aktive Projekte, Formulare und Aktionen liegen unterwegs bereit.
Meldungen kommen aufs Handy, auch wenn die App zu ist – nur mit Deiner Erlaubnis.
Die Web-App als Handy-App mit Kamera und Teilen.
Die App als Windows-Programm: Hülle und Installer stehen.
Dateien liegen auf dem Server oder bei einem Speicher-Anbieter – per Einstellung umschaltbar.
Ein kleiner SMTP-Sender. Ohne Mail-Server bleibt alles im Postausgang.
Mails direkt aus Outlook ablegen.
Fällige Fristen und wartende Freigaben im Kanal; „/erledigt suche …“ mit Quelle.
Vorführ-Videos (Überblick und je Branche) und Folien zeigen HeyButler an echten Fällen.
Ein Klick legt Ordner, Felder, Formulare und Abläufe für Deine Branche an.
Du wählst Deine Branche – das Paket legt Ordner, Felder, Formulare und Abläufe an.
Ein diktierter Satz füllt den Tageseintrag; das Wetter kommt vom Standort, am Monatsende ein PDF.
Mängel mit Frist und Verantwortlichem, Behinderungs- und Bedenkenanzeigen als Vorschlag. Foto direkt am Mangel geht jetzt.
Post über die Eingangsadresse, Freigaben ab Schwelle, Fristen-Radar und DATEV-Export.
Einheiten mit Fläche, Personen und Anteilen, Umlage nach Schlüssel, Ladungsfrist zur Eigentümerversammlung.
Patientenakten mit Kürzel zuerst, Löschfristen, Nachweisordner, Import aus Liste oder GDT/FHIR-Datei.
Akten je Kind, Rückläufe mit Eltern-Link, Krankmeldung durch die Eltern, Fehlzeiten als CSV.
Post nach Aktenzeichen zuordnen und Bescheide vorbereiten.
„Erklär mir das“ bei Behördenbriefen, Kündigungsfristen und § 19-Rechnungen für Kleinunternehmer.
Fristen je Akte mit Vorfrist und Fristenrechner (14 Regeln); die Regeln prüft noch eine Anwältin.
Eine Frist gilt erst, wenn eine zweite Person sie bestätigt; die Ausgangskontrolle hält es fest.
Vor jeder neuen Akte prüft HeyButler, ob die Gegenseite schon Mandant ist.
Eine Akte je Patient, Klient oder Kind: Einträge, Dokumente, Löschfristen. Erst steht nur ein Kürzel da.
Dunkel, hoher Kontrast, größere Schrift und Einfache Sprache – je Person.
Hell, dunkel oder wie das Gerät (Standard). Alle Ansichten nutzen nur noch Farben, die im Dunkeln und bei hohem Kontrast passen.
Größere Schrift in der ganzen App – schon beim Start, ohne Flackern.
Der Butler antwortet auf Wunsch in kurzen, einfachen Sätzen.
Sonne, Sand, Himmel, Tiefblau, Indigo, Lavendel, Flieder, Beere, Rose, Kirsche – im Profil-Menü und im Handy-Menü.
Gelbe Kachel mit zwei Augen und großer Fliege. In der App folgt er Deiner Farbe. App-Symbol dunkel, Favicon durchsichtig.
Firmen-Abos über Stripe, KI-Kontingent und Speicher-Pläne mit Bucket-Pool.
Jede Firma hat einen Plan; er bestimmt Plätze, KI-Kontingent und Speicher.
Bezahlt wird über Stripe; Rechnungen und Zahlart verwaltest Du dort selbst.
KI-Kontingent je Firma und Person, alles mit Claude Haiku 5.5.
Speicher nach Plan, verteilt auf mehrere Anbieter.
Tägliche verschlüsselte Sicherung, Gesundheits-Prüfungen, Fehlerprotokoll und Alarme.
Öffentliche Startseite mit Preisen, Demo ohne Konto, Firma selbst anlegen mit 30 Tagen Test.
flowchart LR
subgraph G["Geräte"]
PWA["Web-App (PWA)"]
AND["Android"]
WIN["Windows"]
end
API["Server (Fastify)"]
DB[("Postgres / PGlite")]
ST["Speicher: lokal oder S3 Bucket-Pool"]
KI["Claude Haiku 5.5"]
OL["Lokale KI: Ollama"]
MS["Microsoft 365"]
SP["Stripe"]
RT["Go-Echtzeit"]
WP["Web Push"]
DV["DATEV-Export"]
G <-->|"REST + SSE"| API
G <-->|"WebSocket"| RT
RT <-->|"Ticket + Verteilung"| API
API <--> DB
API <--> ST
API <-->|"max. 100.000 Token"| KI
API <-.->|"optional"| OL
API <-->|"Graph"| MS
API <-->|"Checkout + Webhook"| SP
API -->|"verschlüsselt"| WP
WP --> G
API -->|"EXTF + ZIP"| DV