Videos & Präsentationen
Erst anschauen, dann ausprobieren: der Überblick in Bewegung und alle Folien zum Mitnehmen.
Präsentationen zum Herunterladen
Überblick
Was HeyButler ist, wie es sich anfühlt und wo die Videos sind.
So läuft ein Dokument durch
Vom Foto bis zur Frist im Kalender – in Sekunden.
- Foto, Mail oder Upload
- Butler liest und erkennt
- Ordner und Felder gefüllt
- Fristen im Kalender
- Du sagst Ja
- Regeln zuerstKlare Fragen beantwortet HeyButler ohne KI – sofort und kostenlos.
- Rechte gelten auch für die KIDer Butler sieht nur, was die Person sehen darf.
- Kein fremder BefehlSteht in einem Brief „überweise sofort“, folgt der Butler dem nie.
Name und Logo
HeyButler – Bürokratie? Erledigt.
- Der ButlerGelbe Kachel mit zwei Augen und einer Fliege in Tinte.
- Folgt Deiner FarbeIn der App nimmt er Deine Akzentfarbe an.
- App-SymbolDunkle Kachel mit gelbem Butler – für Handy und Startbildschirm.
Funktionen dazu
Branchen
20 Branchenpakete – mit einem Klick fertig eingerichtet.
20 Branchenpakete
Ein Klick – und Ordner, Dokumentfelder, Dokumentarten, Nummernkreise, Formulare und Fristen der Branche sind da.
- Automatisch eingerichtetOrdner, Felder, Dokumentarten, Nummernkreise, Formulare, Abläufe.
- Passend je PersonMonteur: Foto und Stunden. Büro: Posteingang. Chef: Zahlen und Fristen.
- KombinierbarMehrere Pakete gleichzeitig – nichts wird doppelt angelegt.
| Branche | Typisch drin |
|---|---|
| Bau & Handwerk | Bautagebuch per Sprache, Mängel, VOB/B-Schreiben |
| Büro & Steuerberater | Umsatzsteuer, BWA, Rückfragen, DATEV |
| Anwaltskanzlei | Fristenbuch, Vier-Augen, Kollisionsprüfung |
| Hausverwaltung | Beschlüsse, Hausgeld, Eigentümerversammlung |
| Praxis | Patientenakte, Hygiene- und Geräte-Formulare |
| Pflege | Klientenakte, Dokumentation, Löschfristen |
| Schule & Kita | Elternbriefe mit Rücklauf, Krankmeldung per Link |
| Verwaltung | Bescheide, Vorgänge, Mitzeichnung |
| Privat | Verträge, Versicherungen, Steuer |
| Elektro & SHK | Prüffristen, Netzanmeldung, Förderung |
| Architektur & Ingenieure | HOAI-Rechnung, Baugenehmigung, Abnahme |
| Kfz-Werkstatt & Autohaus | Fahrzeugakte, HU/AU, Garantieanträge |
| Apotheke | Chargenrückruf, BtM, Rezeptabrechnung |
| Spedition & Logistik | CMR-Frachtbrief, Maut, Frachtschaden |
| Versicherungsmakler | Courtage, Kündigungsfristen, Hauptfälligkeit |
| Immobilienmakler | Exposé, Energieausweis, Maklerauftrag |
| Zeitarbeit | AÜG-Erlaubnis, Einsätze, Equal Pay |
| Sicherheitsdienst | Bewacherregister, Sachkunde, Vorfallberichte |
| Gebäudereinigung & Facility | Reinigungsplan, Leistungsverzeichnis, Prüfberichte |
| Private Vermieter | Nebenkosten, Energieausweis, Versicherungen |
Bau & Handwerk
Ein diktierter Satz füllt das Bautagebuch. Mängel und VOB/B-Schreiben bekommen ihre Frist von selbst.
- Bautagebuch per Sprache„4 Mann, Bodenplatte betoniert, Stahl kommt nicht“ – fertig eingetragen.
- Wetter von selbstKommt vom Standort der Baustelle.
- MängelMit Ort, Gewerk, Verantwortlichem und Frist – als PDF-Liste.
- VOB/B-SchreibenBehinderung, Bedenken, Nachtrag, Abnahme – mit Briefkopf und Frist im Kalender.
Anwaltskanzlei
Fristen, die eine Kanzlei nie verpassen darf – doppelt gesichert.
- Frist erkannt
- Vorschlag mit Vorfrist
- Zweite Person bestätigt
- Erinnerung
- Erledigt mit Nachweis
- Fristenrechner14 Regeln aus Zivil-, Arbeits- und Verwaltungsrecht, mit Feiertagen.
- KollisionsprüfungVor jeder neuen Akte: Ist die Gegenseite schon Mandant?
- AusgangskontrolleAbends eine Liste: Was war heute fällig, was ist erledigt?
Praxis, Pflege, Schule & Kita
Eine Akte je Patient, Klient oder Kind – mit besonderem Schutz.
- AkteEinträge, Dokumente und Verlauf an einer Stelle.
- ElternbriefeDu siehst, wer noch nicht geantwortet hat. Krankmeldung per Link.
- LöschfristenHeyButler zeigt, was weg darf – gelöscht wird nur nach Deinem Ja.
- GesundheitsdatenGehen nie an eine Cloud-KI.
Hausverwaltung & Vermieter
Einheiten anlegen, Kosten nach Schlüssel verteilen, Fristen der Eigentümerversammlung im Blick.
- Einheiten mit Fläche und Personen
- Kosten eingeben
- Schlüssel wählen
- Anteil je Einheit
- LadungsfristBis wann die Einladung zur Versammlung raus muss.
- NebenkostenAbrechnungszeiträume und Fristen von selbst im Kalender.
Funktionen dazu
Branche wählenOrdner & FelderFormulare aus einem SatzBüro & SteuerberaterHausverwaltungPraxis & MVZSchule & KitaVerwaltung & KommunenPrivat & SoloFachaktenBau: Bautagebuch per SpracheBau: Mängel & VOB/BFristen aus DokumentenKanzlei: Fristenbuch mit VorfristKanzlei: Vier-Augen-PrinzipKanzlei: KollisionsprüfungDatenklassen
Dokumente
Wie Papier reinkommt, was der Butler herausliest und wo es landet.
Wie kommt ein Dokument rein?
Foto, Upload, Teilen, Mail oder Postfach – jede Datei wird am Eingang geprüft.
- FotoKanten finden, gerade ziehen, auslösen, sobald es scharf ist.
- UploadDatei in den Chat, einen Ordner oder ein Projekt ziehen.
- MailEigene Eingangsadresse der Firma – weiterleiten genügt.
- Ohne NetzFotos warten auf dem Handy und gehen später genau einmal raus.
Was liest der Butler heraus?
Art, Betrag, Datum, IBAN, Nummern – jeder Wert mit Fundstelle.
- Text lesen
- Art erkennen
- Werte mit Fundstelle
- Nachprüfen
- Ablegen oder Rückfrage
- 18 DokumentartenRechnung, Lieferschein, Bescheid, Vertrag und mehr.
- BelegtZu jedem Wert: Seite, wörtliches Zitat und Sicherheit in Prozent.
- VorsichtigAbgelegt wird von selbst nur, wenn alles sicher ist. Sonst fragt er einmal nach.
Wie wird abgelegt?
Der Butler wählt den Ordner, füllt die Felder und lernt aus Deinen Korrekturen.
- Ordner wie im ExplorerMit Farbe, Symbol und eigenen Spalten wie Betrag oder Fällig.
- Felder gefülltDer Butler trägt die Werte ein, Du kannst jederzeit ändern.
- Lernt mitEine Korrektur reicht – beim nächsten Brief vom selben Absender sitzt es.
- Nachvollziehbar„Was ich gemacht habe“ steht an jedem Dokument.
Belegkette und Dubletten
Bestellung, Lieferschein, Rechnung und Mahnung finden sich von selbst. Doppeltes fällt sofort auf.
- Bestellung
- Lieferschein
- Rechnung
- Mahnung
- Mengen-AbgleichLieferschein und Bestellung Zeile für Zeile verglichen.
- DublettenGleiche Datei oder gleiche Rechnungsnummer? Wird gemeldet, nicht doppelt bezahlt.
- Im Chat„Zeig mir die Belegkette zur Rechnung Hoffmann“ – als Bild.
E-Rechnungen lesen und prüfen
XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X werden exakt gelesen und nachgerechnet.
- ExaktWerte kommen als Daten – 100 % sicher.
- NachgerechnetPflichtangaben, Steuer und Summen werden geprüft.
- Klare HinweiseFehler in normalem Deutsch, statt still abzulegen.
Am Dokument arbeiten
Stempeln, Seiten ordnen, unterschreiben, zur Freigabe schicken – das Original bleibt.
- Stempel & UnterschriftAls neue Version, alles im Protokoll.
- Stapel trennenEin Scan mit vielen Briefen wird zu einzelnen Dokumenten.
- Fotos zusammenMehrere Fotos werden ein PDF.
- Zur FreigabeAn eine Person oder Gruppe, mit Vier-Augen.
Belege per Mail
Eine eigene Adresse für die Firma – oder Dein eigenes Postfach. Gelöscht wird dort nichts.
- Eigene AdresseWeiterleiten genügt. Fremde Absender warten auf Dein Ja.
- Eigenes PostfachGMX, web.de, IONOS oder Gmail – alle 10 Minuten abgeholt.
Funktionen dazu
Kamera-ScanHochladen & TeilenErfassen ohne NetzMail-EingangsadresseEingangsprüfungPostfach (IMAP)TexterkennungDokumenttyp erkennenWerte mit FundstelleFristen aus DokumentenOrdner & FelderAblagezonenSelbst einsortierenLernen aus KorrekturenIntelligente OrdnerProjekte mit ReiternBelegkette & AbgleichDubletten-SchutzE-Rechnung lesen & prüfenStempelSeiten und UnterschriftFotos zusammen, Stapel trennenNotizen am DokumentZur Freigabe schickenWord und Excel ablegenVersionen
Finden & Butler
Suchen wie man spricht, fragen mit Quelle – nichts ohne Dein Ja.
Suchen wie man spricht
Ein normaler Satz genügt – gezielt in 1 Mio. Dokumenten in ca. 0,2 Sekunden.
| Du tippst | HeyButler versteht |
|---|---|
| „Rechnungen …“ | Dokumentart: Rechnung |
| „… von Hoffmann …“ | Absender: Baustoffhandel Hoffmann |
| „… über 1.000 € …“ | Betrag ab 1.000 € |
| „… seit Juli“ | Zeitraum ab 1. Juli |
- BlitzschnellNummer, Name oder Satz – Treffer in Bruchteilen einer Sekunde.
- Verzeiht TippfehlerUnd versteht deutsche Wortformen.
- Nur ErlaubtesWas Du nicht sehen darfst, taucht nicht auf.
Fragen mit Quelle
„Was haben wir dieses Jahr bei Hoffmann ausgegeben?“ – exakte Summe, jede Zahl mit Beleg.
- Frage im Chat
- Datenbank rechnet auf den Cent
- Antwort mit [1] [2]
- Quelle antippen
- ExaktDie KI rechnet nie selbst – die Datenbank zählt.
- BelegtJede Aussage zeigt ihr Dokument mit Seite.
- WeiterarbeitenAls Tabelle, Excel oder Diagramm.
Der Butler: Chat und Karten
Statt Menüs ein Gespräch. Der Butler antwortet mit Karten, die man direkt bedient.
- KartenDokument, Frist, Tabelle, Diagramm, Brief – antippen statt abschreiben.
- „/“ und „@“Aktionen einblenden, Dokumente und Projekte ins Gespräch holen.
- Arbeitet weiterAuch wenn die App zu ist.
- Eigene ButlerMit Name, Farbe und eigenen Aufgaben.
flowchart LR
A["Dein Satz"] --> B{"Klare Anfrage?"}
B -- "ja" --> C["Sofort, ohne KI"]
B -- "nein" --> D["KI sucht, rechnet, entwirft"]
C --> E["Karten im Chat"]
D --> E
D -- "will etwas ändern" --> F["Karte: Ja oder Nein"]Jedes Gespräch ist ein Butler
Jeder neue Butler bekommt seine eigene Farbe – so siehst Du sofort, was läuft.
- „Neuer Butler“
- Eigene Farbe
- Aktiv: bunt
- Länger her: grau
- Die Hey-BlaseZeigt, wenn der Butler gerade nachdenkt.
- Deine Aktionen vornWas Du oft nutzt, steht über dem Eingabefeld.
Sätze aus dem Alltag
Typische Sätze landen direkt im richtigen Vorschlag – Du prüfst nur noch.
| Du schreibst | Der Butler macht |
|---|---|
| „To-do-Liste für morgen: …“ | eine Liste mit allen Punkten |
| „Schreib Hoffmann, dass …“ | einen Brief zum Prüfen |
| „Was ist diese Woche fällig?“ | die Fristen der Woche |
| „Wenn Rechnung über 5.000 €, dann Chef fragen“ | eine Freigabe-Regel |
| „Erklär mir das“ | das Dokument in einfachen Worten, mit Quelle |
Nichts ohne Dein Ja
Lesen darf der Butler sofort. Schreiben, Senden oder Löschen nur nach Deinem Ja.
- Butler schlägt vor
- Vorschau auf einer Karte
- Du sagst Ja
- Ausführen
- Ins Protokoll
- AnpassenEmpfänger oder Betreff direkt auf der Karte ändern.
- VersiegeltWas Du freigibst, wird genau so ausgeführt.
- Wartet auf DichOffenes steht auf Heute und kommt aufs Handy.
Zeig's mir: Hilfe und Touren
„Wie trage ich Urlaub ein?“ – Schritte mit Quelle, und auf Wunsch zeigt der Butler es Dir direkt in der App.
- Frage stellen
- Schritte + Quelle
- „Zeig’s mir“
- Stelle leuchtet
- Du tippst
- 37 TourenVom Hochladen bis zum DATEV-Export.
- Rundgang7 Schritte durch das Wichtigste – nach der Einrichtung.
Funktionen dazu
Wer sieht den Ordner?VorschaubilderButler für freie FragenSchnelle BefehleKarten im ChatMorgen-ÜberblickSchnellwahl mit / und @Hintergrund-LäufeEigene ButlerAktionen-BibliothekEigene AktionenJedes Gespräch ein ButlerDie Hey-BlaseAktionen über der EingabeSätze aus dem AlltagFreigabenSchutz vor FremdtextUnveränderbares ProtokollZeig's mir & RundgangGeführte TourenZurück zu hier
Fristen, Termine & Abläufe
Fristen aus Briefen, ein Kalender für alles, Abläufe aus einem Satz.
Fristen aus Briefen
Von selbst aus jedem Brief, nach Gesetz und Feiertagen Deines Bundeslands berechnet.
- Brief kommt an
- Datum und Art erkannt
- Frist nach Gesetz
- Feiertage beachtet
- Frist mit Begründung
| Brief | Daraus wird |
|---|---|
| Rechnung | Zahlen bis … und Skonto bis … (mit Ersparnis) |
| Mahnung | Zahlen bis … |
| Bescheid | Einspruch bis … |
| Vertrag | Kündigen bis … |
Ein Kalender für alles
Termine, Fristen und Outlook in einem Kalender – als Tag, Woche, Monat oder Liste.
- OutlookTermine erscheinen hier – neue gehen nur nach Deinem OK zurück.
- Aufs HandyEin Abo-Link bringt alles in Deine Kalender-App.
- Butler plant„Such mir eine Stunde mit Hoffmann nächste Woche.“
- Je ProjektEigener Kalender mit Terminen und Fristen.
Erinnerungen
In der App über die Glocke – und das Dringende per Push aufs Handy.
- Fristen„Morgen fällig“, „Heute fällig“, „Überfällig“.
- Nur was drängtHöchstens ein Push alle 10 Minuten, der Rest gebündelt.
- RuhezeitAbends und nachts klingelt nichts.
Heute
Was heute zählt – auf einen Blick, passend zu Deinen Rechten.
- Seit gesternWas von selbst abgelegt und verknüpft wurde.
- Wichtig heuteAufgaben, fällige Fristen, Skonto, offene Freigaben.
- TermineHeute und die nächsten Fristen.
Abläufe aus einem Satz
„Rechnungen über 5.000 € gibt der Chef frei, danach an DATEV.“ – und der Ablauf steht.
- Satz schreiben
- Plan als Bild
- Probelauf
- Einschalten
- Läuft und protokolliert
- AuslöserNeues Dokument, Formular, Frist oder fester Zeitplan.
- Vier AugenEigene Anträge gibt jemand anderes frei.
- ProbelaufZeigt vorher, was passieren würde – ohne etwas zu tun.
Funktionen dazu
Office & Geld
Angebote, Rechnungen, E-Rechnung, DATEV, Formulare und Bank.
Angebote und Rechnungen
Per Satz im Chat oder im Editor – mit lückenlosen Nummernkreisen je Belegart.
- Angebot
- Auftragsbestätigung
- Abschläge
- Schlussrechnung
- NummernkreiseJe Belegart ein eigenes Kürzel, z. B. RE-2026-0001 – lückenlos.
- Fest nach AbschlussKorrigiert wird per Storno, das Original bleibt.
- AbschlägeDie Schlussrechnung zieht sie von selbst ab.
- MahnungenÜberfällige Rechnungen bekommen einen Mahnbrief zum Prüfen – versendet wird nichts von selbst.
E-Rechnung schreiben
Jede fertige Rechnung ist automatisch auch E-Rechnung.
- Zwei FormenXRechnung für Behörden, ZUGFeRD-PDF für Firmen.
- Gleiche ZahlenPDF und E-Rechnung kommen aus denselben Daten.
- Vorher geprüftPflichtfelder und Summen.
DATEV an den Steuerberater
Einmal im Monat eine Datei, die der Steuerberater direkt einliest – mit allen Belegen.
- Monat wählen
- Vorschau prüfen
- Datei und Belege als Paket
- Weitergeben
- Einmal einrichtenBerater- und Mandantennummer, SKR03 oder SKR04.
- Nur SauberesGesperrte oder ungeprüfte Belege bleiben draußen – mit Grund.
Formulare
Ein Satz genügt: Der Butler findet das passende Formular oder baut ein neues.
- Fertige VorlagenUrlaub, Krankmeldung, Stundenzettel, Bautagebuch, Mängel, Reisekosten …
- Rechnet selbstArbeitstage mit Feiertagen, Summen.
- UnterschriftMit dem Finger auf dem Handy.
- DanachPDF in der Ablage, Freigabe startet von selbst.
Notizen und To-dos
Ein Notizbuch wie OneNote – jeder Haken ist ein echtes To-do.
- „Mach mir eine To-do-Liste …“
- Karte mit Punkten
- Ja, anlegen
- Erinnerung
- Abhaken
- Privat oder geteiltFür Dich, fürs Team oder für Ausgewählte.
Bank-Abgleich
Kontoauszug hochladen – HeyButler erkennt, welche Rechnungen bezahlt sind.
- Kontoauszug hochladen
- Vorschläge mit Gründen
- Ein Ja für alle sicheren
- Zahlungen an DATEV
Funktionen dazu
Team & Schutz
Wer was sieht, Team-Chat, Urlaub und Schutz vor Betrug.
Wer sieht was?
Rechte gelten je Ordner – auch für den Butler.
| Regel am Ordner | Wer sieht ihn |
|---|---|
| Ganze Firma | alle außer Gästen |
| Projekt-Beteiligte | nur Leute im Projekt |
| Bestimmte Personen | eine Namensliste |
| Nur Inhaber & Admins | die Chefs |
- Vertraulich von selbstPersonal, Lohn und Krankmeldungen sehen nur die Chefs.
- Gilt überallSuche, Heute, Fristen, Butler.
Team-Chat
Ein Chat für die Firma, für jedes Projekt und direkt zwischen zwei Leuten.
- Alles drinText, Fotos, Dateien und Sprachnachrichten.
- LiveNachrichten und „tippt gerade“ ohne Neuladen.
- Butler im TeamMit „@“ legt der Butler im Team-Chat Aufgaben, Fristen oder Ablage an.
- Aus Anhang wird DokumentEin Knopf legt den Anhang richtig ab.
Urlaub, Krankmeldung, Team-Kalender
Abwesenheiten mit einem Satz im Chat – richtig gerechnet.
- „Urlaub vom 3. bis 14. August“
- Arbeitstage zählen
- Antrag
- Chef gibt frei
- Resturlaub aktuell
- Teilzeit & FeiertageJede Person mit eigenen Arbeitstagen und Bundesland.
- Krank meldenOhne Diagnose und nie über die KI. Der Chef sieht nur „krank“.
- Team-KalenderWer ist wann weg – ohne Gründe preiszugeben.
Schutz vor Rechnungsbetrug
Neue Bankverbindung bei einem bekannten Lieferanten? Die Zahlung wird gesperrt, bis ein Mensch prüft.
- Rechnung kommt
- Bankdaten vergleichen
- Neu? Gesperrt
- Prüfen mit Fundstelle
- Chef gibt frei
- Nur ein MenschNie die KI, nie ein Ablauf.
- WarnkarteAuch bei ähnlichem Absender, ungewöhnlichem Betrag oder Druck-Wörtern.
Aufbewahrung, Versionen, Papierkorb
Nichts geht aus Versehen verloren – und nichts wird gelöscht, solange das Gesetz es verbietet.
- Löschen
- Frist? Dann nicht
- Papierkorb, 30 Tage
- Ein Mensch prüft
- Endgültig weg
- VersionenJede alte Fassung bleibt und lässt sich zurückholen.
- Gesetzliche FristenJe Dokumentart automatisch, z. B. für Rechnungen.
Datenschutz und KI
Die KI bekommt nur, was die Person sehen darf – und heikle Daten gar nicht erst.
- Kein fremder BefehlText in Dokumenten ist nur Inhalt, nie ein Auftrag.
- Heikle DatenGesundheit nur lokal, Krankmeldungen nie zur KI.
- Diktieren privatSprache wird auf dem Gerät erkannt.
- DSGVOAuskunft je Person als ZIP, Löschung nach Bestätigung.
Funktionen dazu
Wer sieht den Ordner?Rollen & GästeNotzugangTeam-KanäleEchtzeitButler im Team-ChatUrlaub eintragen & UrlaubslisteKrank meldenTeam-KalenderIBAN-SchutzWerte mit FundstelleWarnkarte bei BetrugsverdachtAufbewahrung & SperreVersionenPapierkorbDatenklassenSchutz vor FremdtextAnbieter wählenDiktierenDSGVO-Anfragen
Verwaltung (Admin)
Team, Rechte, Startcodes, Altbestand, Verbindungen, Export, Abo, KI und Protokoll.
Die Verwaltung auf einen Blick
Inhaber und Admins steuern hier Team, Rechte, Daten, Verbindungen und KI.
| Bereich | Was Du dort machst |
|---|---|
| Team & Rollen | Leute einladen, Rollen, Gruppen, Vertretung |
| Startcodes | Konten ohne E-Mail anlegen |
| Dokumentarten & Nummernkreise | Arten, Felder und Belegnummern anpassen |
| Altbestand importieren | Tausende alte Dateien auf einmal |
| Verbindungen | Microsoft 365, Mail, DATEV, Bank, Teams & Slack |
| Export | Alles als ZIP mitnehmen |
| Abo | Plan, Plätze, Speicher, Rechnungen |
| KI | Guthaben, Kontingente, Datenschutz |
| Protokoll | Wer hat was wann getan |
Team, Rollen und Rechte
Neue Leute kommen per Einladung oder Startcode – mit fester Rolle.
| Rolle | Darf |
|---|---|
| Inhaber | alles |
| Admin | Team, Ordner und Rechte verwalten |
| Mitarbeiter | mit allem arbeiten, was die Firma sieht |
| Gast | nur Freigegebenes lesen – z. B. Steuerberater |
- GruppenWie „Bauleitung“ oder „Buchhaltung“ – Rechte und Freigaben für alle auf einmal.
- VertretungBei Abwesenheit übernimmt jemand, beim Ausscheiden gibt es eine Übergabe.
- Zugang bisFür Aushilfen mit Enddatum.
Startcodes: Konten ohne E-Mail
Der Monteur hat keine E-Mail? Die Verwaltung legt ihm ein Konto mit Startcode an.
- Konto anlegen
- Startcode drucken
- Anmelden mit Code
- Eigenes Passwort
- SicherGilt 7 Tage und nur einmal.
- Im GriffNeuer Code oder Deaktivieren mit einem Klick.
- Selbst registrierenPrivat oder als Firma – mit Branchenpaket.
Dokumentarten, Felder und Nummernkreise
Kommt fertig mit dem Branchenpaket – anpassen kannst Du alles.
- DokumentartenEigene Arten mit Erkennungswörtern und Indexfeldern – auch per Satz im Chat.
- Felder je OrdnerBis zu 40 Spalten wie Betrag, Projekt oder Fällig.
- NummernkreiseJe Belegart eigenes Kürzel und Format, lückenlos.
- FachwörterEin eigener Wortschatz, damit der Butler Eure Sprache spricht.
Altbestand importieren
Zehntausend alte Dateien? Sofort durchsuchbar – der Butler liest nachts in Ruhe nach.
- Ordner oder ZIP wählen
- Vorschau: Seiten, Kosten, Dauer
- Ja mit Budget
- Sofort durchsuchbar
- KI nachts
- Ordnung bleibtOrdnerpfade und Dateinamen werden übernommen.
- RuhigAlte Papiere lösen keine Aufgaben aus – nur echte Fristen.
- Kosten im GriffBudget in Euro, jederzeit Pause.
Verbindungen
HeyButler arbeitet mit den Programmen, die Du schon hast.
- Microsoft 365Outlook-Termine im Kalender, Mails direkt aus Outlook ablegen.
- MailEigene Eingangsadresse oder Dein Postfach.
- DATEV & BankExport an den Steuerberater, Kontoauszüge abgleichen.
- Teams & SlackFällige Fristen und wartende Freigaben direkt im Kanal.
Export: alles mitnehmen
Deine Daten gehören Dir – alles als ZIP mit einem Klick.
- Export starten
- Läuft im Hintergrund
- ZIP fertig
- Link 24 Stunden gültig
- DrinAlle Dateien in Ordnern, alle Felder als Tabelle, das Protokoll.
Abo und Speicher
Jede Firma hat einen Plan: Plätze, Speicher und KI-Guthaben.
| Plan | Für wen | Enthalten |
|---|---|---|
| Start | Selbstständige | 1 Platz, Ablage, Butler, Rechnungen, 20 GB |
| Team | kleine Teams | 3 Plätze, Outlook, DATEV, Branchenpakete, 100 GB |
| Business | größere Betriebe | 10 Plätze, mehr KI-Guthaben, 500 GB |
| Enterprise | auf Anfrage | nach Vertrag, eigener Speicherort möglich |
- BezahlenOnline, mit Probezeit.
- Deine Daten bleiben erreichbarLesen, suchen und exportieren geht immer.
KI-Einstellungen
Die Verwaltung legt fest, ob und wie viel KI genutzt wird.
- ModellClaude Haiku 5.5 – auf Wunsch eine KI auf eigenem Server.
- GuthabenJe Firma und auf Wunsch je Person.
- WarnungenBei 50, 75, 90 und 100 % des Guthabens.
- Ganz ohne KIGeht auch – der Butler arbeitet dann mit festen Regeln.
Protokoll und GoBD
Jede Änderung wird festgehalten – so, dass spätere Manipulation auffällt.
- VerkettetJeder Eintrag sichert den vorigen – Ändern fällt auf.
- Wer hat was gesehen?Öffnen, Herunterladen, Teilen, Drucken – sichtbar für die Chefs.
- Belege bleiben BelegeRechnungen werden nie überschrieben, nur storniert.
Funktionen dazu
Konten ohne E-MailRollen & GästeTeam einladenMassen-ImportAlles exportierenFirmen-AbosUnveränderbares ProtokollGruppenVertretung, Übergabe, Zugang bisRegistrieren: privat oder FirmaStartseite, Demo und AnmeldungOrdner & FelderDokumenttyp erkennenAngebote & RechnungenBranche wählenKI sparenVorschaubilderOutlook-KalenderOutlook-Add-inPostfach (IMAP)DATEV-ExportBank-AbgleichTeams & SlackBezahlen über StripeSpeicher-Pläne & mehrere AnbieterSpeicher: Server oder AnbieterClaude Haiku 5.5KI-KontingentBudget & VerbrauchDatenklassenLokale KI im BrowserWer hat das gesehen?
KI, Unterwegs & Darstellung
Welche KI hilft, was sie kostet, Sprache, Geräte und Aussehen.
Welche KI antwortet?
Meist gar keine – feste Regeln reichen. Sonst Claude Haiku 5.5.
- Regeln zuerst„Was ist fällig?“, Heute, Morgen-Überblick: sofort und kostenlos.
- Claude Haiku 5.5Für freie Fragen, Briefe, Formulare und Abläufe.
- Eigener ServerAuf Wunsch eine KI, die das Haus nie verlässt.
- Mit QuelleDie KI muss jede Aussage belegen.
Was bekommt die KI zu sehen?
Nur so viel wie nötig – und heikle Daten gar nicht.
| Daten | Gehen zu |
|---|---|
| Allgemein, Finanzen | Claude Haiku 5.5 |
| Personal | nur EU-Anbieter oder eigener Server |
| Gesundheit | nur eigener Server |
| Krankmeldungen | gar nicht zur KI |
- Harte GrenzeJede Anfrage bleibt klein – Kosten bleiben planbar.
Was kostet die KI?
Eine KI-Anfrage kostet ca. 0,4 Cent.
- SichtbarUnter jeder Antwort: „Haiku 5.5 · ca. 0,4 ct“.
- MonatsguthabenJe Firma, auf Wunsch je Person.
- Leer?Der Butler arbeitet mit Regeln weiter.
- SparsamWiederkehrende Belege liest HeyButler ganz ohne KI.
Sprechen statt tippen
Diktieren und vorlesen lassen – erkannt auf dem Gerät, kostenlos und privat.
- DiktierenIm Chat, in Formularen und im Bautagebuch.
- VorlesenAntworten Satz für Satz.
- FreihandDanach hört das Mikrofon wieder zu – gut im Auto.
Web, Windows-App und Handy
Eine App für alle Geräte – auch ohne Netz.
- BrowserEinfach anmelden – nichts installieren.
- Windows-AppEigenes Fenster auf dem Desktop.
- HandyFotografieren, diktieren, freigeben – mit Push.
- Ohne NetzStartet mit dem letzten Stand, Fotos gehen später raus.
Darstellung
Jede Person stellt ein, wie HeyButler aussieht – auch per Satz im Chat.
- Hell oder dunkelOder wie das Gerät.
- 10 AkzentfarbenGelb ist Standard.
- Gut lesbarHoher Kontrast für die Baustelle, Schrift bis 150 %.
- Einfache SpracheDer Butler antwortet kurz und einfach.
Funktionen dazu
Schnelle BefehleClaude Haiku 5.5Lokale KI im Browser100.000-Token-WächterDatenklassenSchutz vor FremdtextBudget & VerbrauchKI-KontingentKI sparenDiktierenVorlesenBau: Bautagebuch per SpracheWeb-App zum InstallierenWindows-ProgrammAndroid & iOSErfassen ohne NetzOffline-VorratPush aufs HandyDunkel & hoher KontrastSchriftgrößeEinfache Sprache10 Akzentfarben
Das große Bild
Die App zeigt, der Server entscheidet, die KI hilft.
flowchart LR
A["Du: Web, Windows-App, Handy"] --> B["HeyButler: Regeln, Rechte, Protokoll"]
B --> D[("Deine Dokumente")]
B -->|"nur wenn nötig"| K["KI: Claude Haiku 5.5"]
B --> X["Outlook · DATEV · Bank · Mail"]Alle Firmen und Namen in Bildern und Videos sind erfunden.